Die Firma HBM-objektplaner GmbH

Die Firma HBM Objektplaner ist Partner und Dienstleister für Unternehmen und Institutionen die sie räumlich verändern wollen. Das Ziel der Zusammenarbeit ist es, Kosten zu sparen bzw. nicht entstehen zu lassen. Die Zusammenarbeit ist nur sinnvoll, wenn unser Partner mehr Kosten einspart als ihm durch unsere Mitarbeit entstehen. Diese Basis einer Zusammenarbeit ist realistisch, wie aus der Modellrechnung zu sehen ist. Wichtig ist jedoch, dass der Berater möglichst viele Informationen zu einem zeitigen Zeitpunkt erhält, damit er den Ablauf optimieren und kostengünstig gestalten kann. Hierzu findet als Erstes ein Kick-off-Meeting statt. HBM-Objektplaner hat für die Zusammenarbeit folgenden Leistungskatalog zu bieten

1. Kick-off-Meeting
In dem Meeting werden festgelegt bzw. als „Hausaufgabe definiert“ · Budget · Zeitplan · Eckdaten zu Lage, Größe und Art des zu suchenden Objektes · Bildung des Projektteams / Zuständigkeiten

2. Erstellung eines Lastenheftes, Flächenermittlung
Erarbeiten der Grundlagen · Erstellung eines Budgets · Analyse der Arbeitsabläufe · Ermittlung des Flächenbedarfs nach GIF

3. Objektsuche
Festlegen der Lage · Auswahl des Gebäudekörpers · Festlegen der Büroformen im Abgleich mit dem Gebäudekörper · Sondierungsgespräche mit Vermietern · Vorauswahl von Objekten o In Abstimmung mit dem Kunden werden die Eckpunkte für die Objektvorauswahl festgelegt und mit den Marktgegebenheiten abgeglichen. o Mit den ermittelten Daten wird der Markt, auf Wunsch anonym, sondiert. o Es wird eine vorher mit dem Kunden vereinbarte Anzahl von Mietflächen untersucht und Sondierungsgespräche mit dem Vermietern geführt o Auf der Basis der Ergebnisse wird eine Vorauswahl von in der Regel drei Objekten getroffen, die genauer untersucht werden.

4. Inventarisierung / Ist-Aufnahme
Inventarisierung der Büromöbel und des EDV-Equipments alternativ · Ist-Aufnahme der Teile für den Umzug o Als Basis für die Umzugsausschreibung wird eine Ist-Aufnahme aller Teile durchgeführt, die in den neuen Büroräumen weiter genutzt werden soll. o Alternativ kann eine Detaillierte Inventarisierung auf der Basis von Excel-Listen oder mit einer speziellen Software erfolgen. o Die Art der Datenaufnahme ist vor Allem abhängig von der Datenmenge o Die Inventarisierung erlaubt einen exakten Überblick über den Bestand mit allen gewünschten Detailinformationen.

5. Raumplanung
Belegungsplanung für die Auswahlobjekte · Planung nach aktuellen Normen und Richtlinien · Flächenoptimierte Planung nach Auswahl des Mietobjektes o Für die ausgewählten Objekte wird jeweils eine Belegungsplanung unter der Berücksichtigung der vorhandenen bzw. zu beschaffenden Büromöbel durchgeführt. o Die Planung erfolgt grundsätzlich auf der Basis der DIN 4543-2 und 4549, der Bildschirmarbeitsplatzverordnung, des Arbeitsschutzgesetzes und anderer relevanter Vorschriften. o Nach Auswahl des Mietobjektes wird die Planung detailliert überarbeitet und der Flächenbedarf optimiert.

6. Objektauswahl / Mietverhandlungen
Auswahl des passenden Objekts mit Fragenkatalog / Checkliste · Verhandlungen mit Vermieter · Sachliche und juristische Prüfung des Mietvertrages o Aus den drei in Frage kommenden Objekten wird das optimale mittels einer Checkliste mit gewichteten Faktoren für die einzelnen Themenpunkte sowie einem Fragenkatalog herausgearbeitet. o Die Bewertung nach einem Punktesystem verhindert die Beeinflussung durch subjektive Elemente. o Bei der Verhandlung mit dem Vermieter wird neben den Kosten besonderer Wert auf die Flexibilität des Mietvertrages gelegt. In jedem Fall erfolgt eine juristische und kaufmännische Prüfung des Mietvertragsentwurfs bevor die Unterschrift durch den Mieter erfolgt.

7. Umzugsmanagement
Anfragen bei den Spediteuren · Auswertung der Angebote mit dem Kunden · Erstellung eines Umzugshandbuches · Überwachung des Umzuges o Basierend auf der Ist-Aufnahme bzw. der Inventarisierung wird eine Leistungsbeschreibung für den Umzug erstellt und eine Auswahl von Spediteuren angefragt. Durch die Systematisierung werden die Angebote vergleichbar und kundenfeindliche Vertragsklauseln vermieden. o Für die Mitarbeiter des Kunden wird ein Umzugshandbuch erstellt, in dem alle wichtigen Daten des Umzuges wie z. B. Termine, Zuständigkeiten und Verpackungshinweise aufgelistet sind. o Die Vorbereitung und Überwachung des Umzuges schließt die Aktivitäten ab. Im autorisierten Bereich haben Sie Zugang zu folgenden Berechnungen und Übersichten: § Kick-Off Meeting 1 +2 § Firmenprofil § Kostenvergleich § Objektsuche § Kosten Raumsuche und Umzug § Ermittlung Flächenbedarf § Lastenheft § Objektsuche § Inventar § Raumplanung 1+2 § Quelle / Ziel-Datei § Auswertung Seite 1+2 § Umzugshandbuch Seite 1+2